Апостиль проставляється
- На документах, які виходять від органів судової влади України.
- На документах, які виходять від органів прокуратури України, органів юстиції.
- На адміністративних документах.
- На документах про освіту та вчені звання.
- На документах, оформлених державними і приватними нотаріусами.
- На офіційних свідоцтвах, виконаних на документах, підписаних особами у їх приватній якості, таких як офіційні свідоцтва про реєстрацію документа або факту, який існував на певну дату, та офіційних і нотаріальних засвідченнях підписів.
Відповідно до наказу Міністерства закордонних справ України, Міністерства освіти і науки України та Міністерства юстиції України від 13 серпня 2014 року "Про внесення змін до Правил проставлення апостиля на офіційних документах, призначених для використання на території інших держав» дозволяється проставляти апостиль на копіях (фотокопіях), засвідчених у нотаріальному порядку:
- Паспортних документах.
- Військових квитках.
- Трудових книжках.
- Дозволах на носіння зброї.
- Свідоцтвах про реєстрацію транспортних засобів (технічних паспортах).
- Посвідченнях особи.
Апостиль не проставляється
- На документах, виданих закордонними дипломатичними установами України.
- На адміністративних документах, що мають пряме відношення до комерційних або митних операцій.
- На документах, що мають характер листування.
Постановою Кабінету Міністрів України від 18 січня 2003 року № 61 повноваження на проставлення апостиля надано:
- Міністерству юстиції України — на документах, що видаються органами юстиції, судами та оформляються нотаріусами України;
- Міністерству освіти і науки — на офіційних документах, виданих навчальними закладами, державними органами, підприємствами, організаціями, що стосуються сфери освіти і науки;
- Міністерству закордонних справ України — на всіх інших видах документів.
Апостиль — спеціальний штамп апостиляції, що засвідчує дійсність підписів, статусу осіб, печаток; підтвердження підписів і печаток на офіційних документах апостилем робить ці документи чинними в усіх країнах-учасницях Гаазької конвенції.
Україна приєдналась до Гаазької Конвенції 10 січня 2002 року, Конвенція набула чинності 22 грудня 2003 року, відтак 112 держав-учасниць Конвенції, відмовилися у відносинах із Україною від вимоги повної консульської легалізації офіційних документів і перейшла на спрощену процедуру апостилювання.
Апостиль, окрім засвідчення дійсності підпису та компетенції особи, що підписала (видала) офіційний документ, також, в окремих випадках, засвідчує дійсність штампа або печатки, що скріплює документ. Апостиль може не використовуватися, якщо існують правові підстави, що скасовують або спрощують легалізацію документа виданого окремою державою.
Апостиль проставляється на вимогу особи, щопідписала документ, або будь-якого пред'явника документа.
Апостиль з запитом - отримання додатковоїінформації від установи, що видала конкретний документ. Така інформація вимагається при проставленні апостилю на документи певного типу, а її отриманнязбільшує термін проставлення апостилю. Необхідність запиту визначається лише спеціалістами під час безпосереднього ознайомлення з документами.
